Возможности Terrasoft XRM Distribution

Вы, как никто другой, знаете свой бизнес и все процессы, происходящие в нем. Применение такого инструмента, как бизнес-процессы, обеспечит сотрудникам возможность использовать лучший опыт Вашей компании. Описав диаграммы бизнес-процессов Вашей компании в модуле управления процессами, Вы автоматизируете цепочки операций, выполняемые пользователями. Таким образом, Вы минимизируете влияние человеческого фактора и сформируете эффективные регламенты работы для всех подразделений организации. Например, действуя, согласно прописанному бизнес-процессу при регистрации заявки клиента на продукты компании система автоматически проверит не исчерпан ли кредитный лимит и обязательно сформирует задачу для контроля оплаты. Или при снижении среднемесячного объема потребления запустится бизнес-процесс для уточнения текущей ситуации по клиенту.

Эталонные процессы представляют собой модели эффективных бизнес-процессов в сфере продаж и предназначены для быстрого старта работы компании в системе.

В модуль «Процессы» Terrasoft XRM Distribution включены следующие референтные бизнес-процессы:

• Длинные продажи: Выбор потенциальных клиентов для активного привлечения
• Длинные продажи: Продажа
• Длинные продажи: Подписание договора
• Участие в тендере
• Короткие продажи
• Кросс-продажи

Модели бизнес-процессов разработаны с применением лучших практик ведения бизнеса и направлены на максимально эффективное решение бизнес-задач компании.

Единый реестр всех компаний, с которыми Вы взаимодействуете. У Вас есть возможность регистрировать подробные сведения о Ваших клиентах, партнерах, поставщиках, конкурентах и пр.

Система Terrasoft XRM Distribution обеспечит Вам удобный поиск всех зафиксированных в ней данных: Вы быстро найдете координаты интересующей компании, данные об отрасли, к которой она принадлежит, банковских реквизитах и другую важную информацию. Детальная информация об ассортиментных условиях, условиях оплаты, ценовых условиях всегда у Вас под рукой.

В системе хранится вся история встреч, переписки, сделок и обращений компании-клиента. При этом Вы можете разграничить доступ пользователей к различной информации о контрагентах. Чтобы быстро найти информацию о компании в интернет, Вам не нужно прибегать к помощи браузера - это можно сделать прямо из системы.

Используя инструменты Terrasoft XRM Distribution для сегментации, Вы сможете управлять жизненным циклом клиентов, выделять целевые группы, формировать нужные Вам выборки для дальнейшей персонификации отношений с каждой отобранной группой. Как результат, Вы легко добьетесь высокого уровня лояльности Ваших клиентов и слаженного взаимодействия с поставщиками.

Среда управления единой базой контактных лиц Ваших контрагентов, сотрудников Вашей компании, а также Ваших частных клиентов. Terrasoft XRM Distribution предоставляет полный набор инструментов для быстрой и комфортной работы с большими массивами данных. Представьте себе поиск информации о человеке в адресной книге города-мегаполиса, длящийся меньше секунды!

Вы никогда не пропустите ни одно важное знаменательное событие в жизни Ваших контактов, благодаря механизму напоминаний Terrasoft XRM Distribution. Укажите в системе часовой пояс контакта, и Вы не попадете впросак, совершая звонок или назначая время встречи. История передвижений по карьерной лестнице позволит Вам больше узнать о своих сотрудниках, а мониторинг взаимосвязей между компаниями и контактами наиболее эффективно воздействовать на своих клиентов.

Комфорт знакомой среды MS Outlook будет сопровождать Вашу работу с электронными сообщениями. Вам не придется искать контактную информацию в кипе писем и контактов, поскольку все сообщения автоматически прикрепляются к объектам Вашей клиентской базы. Вы имеете доступ ко всей истории переписки с каждым человеком - просто загляните на деталь [E-mail] нужного контакта.

Инструмент успешного менеджера для планирования и управления собственным расписанием и задачами своих коллег. Синхронизирует все задачи Вашей команды в едином информационном пространстве. Вы можете работать с расписанием нескольких сотрудников одновременно, а также просматривать расписание за любой период времени и в рамках нескольких часовых поясов.

Теперь нет необходимости каждую неделю дублировать задачу «Планерка». Механизм повторяющихся задач позволяет быстро создавать серии задач на определенный период времени с заданным интервалом повторений.

Задачи в Terrasoft XRM Distribution могут генерироваться автоматически на основании созданных в системе бизнес-процессов. А значит, Вы сможете эффективно работать, используя принятые в Вашей компании регламенты работы с клиентами.

Функциональность модуля управления задачами обеспечивает Вас удобными и эффективными средствами контроля выполнения поручений. Вы можете выслать ответственному уведомление о поставленной ему задаче, контролировать список просроченных задач, формировать отчеты по задачам за любой период по любому сотруднику.

Универсальная среда управления планами. Возможность составлять планы по любым показателям в различных срезах, например, планировать доход по продажам в разрезе менеджеров, стран, продуктовых направлений и т.д.

Вы можете самостоятельно настраивать логику построения плана на заданный период времени, вводить значения плана, фиксировать выбранные записи, задавать вероятность выполнения плана. Расчет фактических показателей на основе хранящейся в системе информации дает возможность оперативно отслеживать соотношения плановых и фактических значений, а также анализировать изменения показателей в динамике. Все подсчеты автоматизированы.

Это один из наиболее мощных инструментов управления продажами, который обеспечивает возможность графического отображения продвижения сделок по этапам цикла продаж. Позволяет контролировать показатели работы менеджеров, сравнивая их с плановыми значениями. Вы сможете анализировать успешность продаж в разрезе менеджеров и подразделений, а также более точно прогнозировать количество и объем будущих сделок.

Использование воронки продаж выявляет наиболее проблемные зоны в цикле продаж и переводит управление продажами на качественно новый уровень.

С того момента, как клиент заинтересовался сотрудничеством с Вами, следите за развитием Ваших взаимоотношений при помощи этого модуля. Управляйте сделками на всех этапах работы с клиентами, оптимизируя ресурсы.

Для эффективного формирования предложений Вы можете использовать матрицу кросс-продаж и продуктово-сегментную матрицу.

Возможности SWOT-анализа и анализа действий конкурентов позволят принимать взвешенные решения по тактике работы с каждым клиентом.

Контролируйте фактическое выполнение планов и храните сопроводительную документацию. Набор наглядных отчетов можно пополнить необходимыми шаблонами, отображающими специфику Вашего бизнеса, поскольку все инструменты создания отчетных форм уже присутствуют в системе.

Централизованная база информации о Ваших товарах и услугах с возможностью ведения значимых характеристик продукта (вес, объем, единицы измерения), составления сложных комплектов и комплектаций, учета аналогов.

Вы можете вести различные прайс-листы (например, розничный, оптовый), учитывать скидки и специальные (акционные) цены на продукты, фиксировать несколько альтернативных поставщиков товара и цены поставщиков.

Очень просто в Terrasoft XRM Distribution настроить сложную схему ценообразования по продуктам с учетом определения желаемой наценки.

При помощи встроенных инструментов раздела можно задать матрицу Cross/Up Sales и продуктово-сегментную матрицу для последующего использования при формировании предложений.

Полнофункциональный модуль ведения складского учета. Информация по складским остаткам, а также движению товаров автоматически поддерживается в актуальном состоянии, позволяя владеть оперативной информацией на момент принятия коммерческих решений. Реализованы различные методы списания товаров: FIFO, LIFO, средневзвешенный. Учет перемещения товаров, выполнение операций прихода, расхода, списания товаров, комплектации и разукомплектации, оформления возвратов товара можно производить по нескольким складам, их количество не ограничено. Система обеспечивает ведение учета приходных накладных и возможность формирования себестоимости с учетом транспортно-заготовительных расходов. Реализованы все необходимые типы складских документов, в том числе и для фиксации результатов инвентаризации.

Гибкая система учета финансовых транзакций, инструмент управленческого учета. Сведения о текущем финансовом балансе компании доступны в любой момент. Управляйте финансами, используя два основных метода учета – CF и P&L. Вы можете фиксировать поступления на расчетный счет от клиентов, оплаты поставщикам, выплаты заработной платы, любые другие финансовые операции, связывая их с выполняемыми проектами или сделками. Все транзакции ведутся в разрезе статей учета и центров финансовой ответственности.

У Вас есть все инструменты для создания отчетов по финансовым операциям в любых временных рамках. Встроенные отчеты предоставят Вам точные данные по движению денежных средств и кассовым разрывам. А индивидуальные настройки сделают этот раздел максимально удобным для Вас.

Удобный инструмент для специалистов по логистике и менеджеров по продажам. Если на складе не достаточно товара для выполнения заказа клиента, включите эти продукты в заявку на закупку у Ваших поставщиков. Анализируя диаграмму прогноза остатков на складе, Вы сможете быстро узнать, когда запланирована поставка недостающего товара, и сообщить об этом клиенту.

Функциональность этого раздела позволит Вам оперативно принять решение о необходимости закупки либо внутреннего перемещения товара по складам компании. Также у Вас есть возможность распределить заказываемые продукты по различным закупкам с учетом своевременности сроков поставки и других параметров. Кроме того, в разделе предусмотрена возможность визирования заявок и контроля их исполнения.

Среда управления закупками товаров у поставщика. Вы можете планировать дату выполнения заказа поставщиком с учетом предыдущих просрочек по поставкам. Продукты в заказ можно добавлять вручную или используя возможности автоматического подбора продуктов. Печатная форма заказа поставщику формируется с учетом названий и кодировок товаров у этого поставщика.

Отслеживайте состояния закупок, всегда получая актуальные данные, благодаря автоматическому изменению состояния поставки при проведении приходных документов.

Средство автоматизации документооборота. Регистрируйте в Terrasoft XRM Distribution любые виды документов, циркулирующие в Вашей компании: коммерческие предложения, акты выполненных работ и многое другое. Нет необходимости вручную дублировать одинаковую информацию в связанных с документом счетах или договорах, система предоставляет удобный инструментарий для быстрого создания цепочек документов.

Вы можете управлять списком продуктов, включенных в документ, и визировать документы. Благодаря возможности удобно структурировать документы в системе и прикреплять к ним файлы, Вы без труда найдете текст срочно понадобившегося Вам документа.

Полноценная система управления базой договоров. Все виды договоров (контракты, договоры с клиентами, поставщиками и пр.) будут надежно храниться в Terrasoft XRM Distribution. Если для какого-либо типа договора стандартного набора полей не достаточно, Вы можете легко добавить дополнительное поле, благодаря специальному механизму пользовательских полей.

Продуктивность работы с договорами обеспечена высокой скоростью поиска нужного документа, простотой внесения изменений, возможностью учета взаимосвязей со счетами, спецификациями и другими документами. Контроль соблюдения условий поставлен на новый уровень.

При помощи этого раздела Вы можете организовать работу со счетами. Регистрируйте все выставляемые клиентам счета, формируйте списки продуктов, заказанные по тому или иному счету, визируйте счета, используя механизм электронных подписей. У Вас есть возможность прямо в системе подготовить печатную форму счета для последующей отправки клиенту по факсу либо e-mail. Кроме того, механизмы Terrasoft XRM Distribution позволяют контролировать оплаты по счетам и определять прибыльные сделки.

Электронное хранилище внутренней документации, содержащий в идеальном порядке самые востребованные шаблоны, маркетинговые, коммерческие и технические документы. Предоставляет моментальный доступ ко всем важным для Вашего бизнеса материалам.

Инструмент для автоматизации электронных рассылок. Единожды подготовив в системе шаблон электронного письма, Вы сможете многократно использовать его для массовых e-mail рассылок. У Вас есть возможность в качестве получателей письма указывать как отдельные компании или контактные лица, так и их группы.

Средство управления маркетинговыми активностями компании. Автоматизирован весь комплекс шагов по организации воздействия, начиная от планирования бюджета, выбора целевой аудитории и заканчивая анализом эффективности маркетингового проекта. Отчеты позволят Вам увидеть наглядную картину по возврату инвестиций (ROI) и спланировать следующие воздействия с учетом всех факторов, влияющих на успех будущих мероприятий.

С помощью этого раздела Вы можете проводить маркетинговые опросы любой сложности. Быстрое создание анкеты и оперативный доступ к ответам каждого респондента обеспечивают все возможности для качественного анализа информации. Отчеты позволят представить результаты исследования в удобной и доступной для восприятия форме.

Раздел предназначен для планирования и контроля выполнения проектов компании в разрезе трудозатрат и финансов. Каждый проект может иметь многоуровневую структуру и состоять из стадий, работ, задач. Расчет себестоимости и сметной стоимости выполняется автоматически с учетом используемых трудозатрат, ресурсов, продуктов.

Наглядно вести календарное планирование текущих проектов компании можно с помощью Диаграммы Гантта. Механизмы дополнительных скриптовых проверок позволяют сформировать оптимальный план проекта и обеспечить его оперативный контроль.

Предоставлена возможность автоматического формирования счета по проекту, в зависимости от условий оплаты и объема фактических трудозатрат. Учет отклонений фактических трудозатрат от плановых значений, фиксация причин отклонения по каждой роли и по каждому сотруднику позволят выявить узкие места и значительно ускорить выполнение работ по проекту.

Классическая система обработки клиентских запросов. Этот раздел является квинтэссенцией опыта и технологии. В Ваших руках полная история обращений и оперативный контроль процесса обработки инцидентов. Предусмотрена возможность классификации обращений, эскалации инцидентов по уровням поддержки, а также оценки качества обслуживания клиентов. Ваши специалисты сократят время обработки обращений и сами организуют базу знаний.

Материальное воплощение лучшего опыта Вашей команды. Каждый инцидент, решенный специалистом, займет свое место в системе знаний Вашей компании.

Представляет собой организованную базу решений с возможностью быстрого поиска по ключевым словам и другим параметрам. Все записи структурированы по тематикам.

Панель итогов на одном экране отображает наиболее важную и полезную для Вас информацию. Настроив структуру раздела в соответствии с Вашими индивидуальными потребностями с помощью конструктора [Настройка итогов], Вы сможете всегда иметь под рукой данные разделов системы, визуальные диаграммы или web-сайты, которые интересуют Вас больше всего. Раздел [Итоги] сведет к минимуму Ваши временные затраты на поиск ключевой информации в системе.

В этом разделе сконцентрированы инструменты управления отчетами в Terrasoft XRM Distribution. Стандартные отчеты системы дают возможность анализировать и контролировать все типичные задачи бизнеса. С помощью встроенного построителя отчетов можно создать печатные формы документов и аналитические формы, отвечающие специфическим задачам Вашего бизнеса. Вы можете формировать необходимые Вам отчеты в форматах MS Word, MS Excel и Fast Report.

Это среда построения различных диаграмм, создаваемых на основе хранящейся в системе информации. С помощью графиков Вы сможете отслеживать статистику по любым интересующим Вас количественным показателям. Единожды настроив расположение, вид диаграммы и указав исходные данные для ее построения, Вы сможете оперативно получать наглядную картину изменения интересующих Вас параметров и выполнять сравнительный анализ полученных результатов.

Отслеживайте объемы отгрузки продуктов и частоту обращений к определенным позициям ассортимента, проводите ранжирование клиентов по количеству или объему заказов с помощью инструментов ABC-анализа в Terrasoft XRM Distribution.

Используйте метод XYZ-анализа для оценки стабильности продаж отдельных видов продуктов, прогнозирования рыночного поведения различных групп покупателей, колебания уровня потребления тех или иных ресурсов.

Шаблоны расчета для ABC- и XYZ-анализа могут быть любыми и настраиваются Вами самостоятельно. По результатам расчета может быть построена итоговая матрица, отображающая распределение анализируемых объектов по значимости.

Мощное средство аналитической обработки данных. Позволит буквально за несколько минут получить срез по нескольким параметрам сразу и представить результаты в удобном для анализа виде. Вы получите наглядные бизнес-отчеты по продажам, маркетингу, базам данных клиентов и сможете принять обоснованные решения в части усовершенствования процесса управления продажами компании, контроля эффективности маркетинговых мероприятий и других аналитических срезах.

Конструктор пользовательских запросов. Для того чтобы создать простой запрос к базе данных, не нужно прибегать к помощи разработчика. Интерфейс построителя запросов поможет Вам легко и быстро создавать запросы в соответствии с Вашими собственными потребностями. Если Вам нужен новый отчет в формате MS Word или MS Excel, или же Вы хотите отобразить в системе новый график, создайте запрос на выборку необходимой информации из базы данных, а затем переходите к построению на его основе нужного отчета или графика. Кроме того, без запросов не обойтись при построении нового вида планирования или создании шаблона e-mail сообщения. Если же к выборке данных, полученной в результате выполнения запроса, Вы будете обращаться часто, отобразите ее в разделе [Итоги].

В этом разделе хранится полная история операций с записями системы. В любой момент Вы сможете проанализировать произведенные в системе изменения. Вы всегда будете в курсе того, какие действия выполнялись с интересующими Вас записями, кто и когда выполнял эти действия, как при этом изменялись значения интересующих Вас полей. Безопасность системы у Вас под контролем.

Удобный инструмент для создания единой информационной среды Вашей компании.

Если до внедрения Terrasoft XRM Distribution Ваша компания хранила всю необходимую для работы информацию в файлах MS Excel, или у Вас возникла потребность синхронизировать данные Terrasoft XRM Distribution и 1С, воспользуйтесь разделом [Интеграции]. Функциональность этого раздела обеспечит Вам простой и быстрый импорт либо экспорт всех необходимых данных. Вы можете импортировать данные как для заполнения справочников, так и для заполнения целых разделов системы.
Интеграция Terrasoft XRM Distribution с другими системами, используемыми в компании, позволит создать единое информационное пространство, избежать двойного ввода или потери данных. Так, например, при создании счета в Terrasoft он попадет в учетную систему, и наоборот, при проведении оплаты в учетной системе, у менеджера в Terrasoft XRM Distribution высветится состояние оплаты и сумма.

Этот раздел дает возможность администратору системы регистрировать пользователей, объединять пользователей в группы, а также выполнять настройку прав доступа к объектам системы как для групп пользователей, так и для отдельных пользователей.

Утилита, которая является эффективным инструментом организации обмена между удаленными базами данных Terrasoft XRM Distribution. Если рабочие места пользователей системы территориально удалены друг от друга, или же работа сотрудников Вашей компании сопряжена с поездками, механизм репликации обеспечит оперативный обмен данными между удаленными точками. Вы сможете синхронизировать информацию, накопленную в базах данных различных точек, участвующих в репликации. В результате, каждый удаленный пользователь системы будет в курсе всех изменений.