Возможности Terrasoft Press

Система Terrasoft Press позволяет управлять последовательностью выполнения задач менеджерами издательства. В визуальном конструкторе из готовых элементов может быть собрана блок-схема бизнес-процессов издательства, например: процесс привлечения клиента и обработки заявки на рекламу, процесс подтверждения резерва, процесс контроля платежей, и другие. Для руководителя подразделения издательства появляется возможность отслеживать действия менеджеров, анализировать и улучшать процессы продажи рекламных продуктов. Используя систему Terrasoft Press, Вы можете быть уверены, что все сотрудники издательства, как опытные, так и недавно начавшие работу, как в центральном офисе, так и в региональных отделениях, будут работать в соответствии с заданными процессами. Для рядовых сотрудников издательства, отлаженные CRM процессы - это покой и комфорт, прежде всего потому, что система не позволит случайно пропустить важную задачу по клиенту, и возьмет на себя выполнение многих рутинных операций (например, формирование пакета документов, организацию почтовой рассылки и других).

Для того чтобы старт использования CRM-системы в издательстве был максимально простым, в систему заложены эталонные бизнес-процессы, которые представляют лучшие практики ведения клиент-ориентированного бизнеса в издательской отрасли. Данные процессы объединяют лучший опыт консалтинговых проектов в издательских домах и помогут Вам отстроить собственные процессы быстрее и качественнее, опираясь на модели эффективных бизнес-процессов издательства в сфере продаж рекламы и других продуктов и услуг.

В раздел «Процессы» системы Terrasoft Press включены следующие бизнес-процессы продаж:

• Длинные продажи: Выбор потенциальных клиентов для активного привлечения
• Длинные продажи: Продажа
• Длинные продажи: Подписание договора
• Участие в тендере
• Короткие продажи
• Кросс-продажи

Единая база всех существующих и потенциальных клиентов, партнеров, конкурентов и других компаний, с которыми взаимодействует Ваше издательство.

Система Terrasoft Press обеспечит быстрый поиск всей хранящейся информации о контрагентах. У Вас всегда под рукой будет история встреч, переговоров, переписки, согласованных медиапланах и планируемых размещений. Вы найдете информацию об отрасли, сегменте, координатах интересующей Вас компании, банковских реквизитах и остальные важные для Вашей компании данные. По каждому клиенту ведется история размещения рекламы в ваших изданиях, сохраняются оригинал-макеты, отображаются агрегированные финансовые показатели. При этом мощная и гибкая система разграничения прав доступа позволит каждому сотруднику издательства получить доступ исключительно к разрешенной информации.

Система позволит моментально выявлять и работать с дебиторской задолженностью перед издательством. Благодаря инструментарию сегментации системы, Вы сможете выделять целевые группы, создавать необходимые Вам выборки для организации эффективных маркетинговых воздействий и персонифицированной работы с каждым сегментом. Вы сможете вывести своих клиентов на высшую ступень лестницы взаимоотношений.

Раздел предназначен для создания и управления единой базой контактных лиц контрагентов, с которыми Вы взаимодействуете, сотрудников Вашей компании и частных клиентов. Используя в своей работе Terrasoft Press , Вы сможете практически мгновенно найти нужного клиента независимо от их количества в базе данных. По каждому клиенту издательства ведется подробная история взаимоотношений. Система сама напомнит Вам о знаменательных событиях клиента, окончании размещения рекламы, необходимости предложения пролонгации медиаплана и т.д. Этот модуль хранит причины лояльности, а также потери клиентов.

В Terrasoft Press сохраняется вся история электронной переписки с клиентами издательства. Вам не придется искать контактную информацию Ваших клиентов, условия и договоренности с клиентами среди тысяч писем, так как все электронные письма автоматически привязываются к объектам CRM-системы: медиапланам, заявкам, оригинал-макетам, изданиям, счетам и т.д. Вы всегда сможете «поднять» переписку и отстоять свою позицию в спорных случаях и инцидентах.

При создании медиапланов, заявок, счетов и других печатных форм, система позволяет моментально отослать электронную версию данного документа в любом удобном для клиента формате (pdf, rtf, xls, html и txt), посредством электронного сообщения.

Универсальная среда управления планированием издательства. В Terrasoft Press Вы можете составлять планы по любым элементам и показателям в различных срезах, например, планировать доход от продаж в разрезе агентов, направлений, изданий, номеров, рубрик и даже полос.

Вы можете самостоятельно настроить логику планирования, определяя срезы, временные периоды, вводя значения плана, вероятность его выполнения и т.д. Автоматический расчет фактических показателей плана, который основывается на хранящейся в системе информации, позволяет отслеживать соотношение плановых и фактических значений, проводить анализ изменений.

Модуль позволяет вести «длинные продажи», например, продажи медиапланов, пакетных предложений и услуг. С помощью этого раздела Вы сможете отслеживать развитие Ваших взаимоотношений с клиентом, управлять сделками на всех этапах работы, при этом максимально оптимизируя ресурсы.

Инструментарий модуля обеспечивает создание «на лету» неограниченного количества сложных предложений. Благодаря возможности быстрого создания медиапланов и их печатных форм, Вы сможете быть гораздо быстрее, а значит и на шаг впереди Ваших конкурентов. Все коммерческие документы можно отослать клиенту посредством электронного письма в любом удобном для клиента формате.

Функция SWOT-анализа и анализа действий конкурентов, позволит Вам принимать оптимальные решения по тактике работы с клиентом в каждой конкретной сделке, принимая во внимание все внутренние и внешние факторы.

Это один из наиболее мощных и незаменимых инструментов управления продажами рекламы, позволяющий в on-line режиме отслеживать продвижение сделок по этапам цикла продаж. Функционал данного раздела позволит Вам контролировать не только количественные, а и качественные показатели работы Ваших менеджеров, направлений, отдела продаж рекламы, подписки и распространения изданий. Система позволит анализировать показатели работы сотрудников, сравнивая их с плановыми значениями.

Система Terrasoft Press предоставит возможность более эффективно прогнозировать количество и объем сделок будущих периодов.

Этот раздел предназначен для хранения информации обо всех изданиях издательского дома. В системе содержится полная информация об издании: шаблон выхода, модульная сетка полос, тираж, периодичность выхода, общая нумерация и счетчик выхода в текущем году.

Система позволяет определить максимальный и фактический процент наполнения рекламой определенного выхода данного издания.

Модуль управления выходами, выпускаемыми Вашим издательством, является ядром CRM-системы Terrasoft Press. Инструментарий данного раздела позволяет Вам создавать неограниченное количество шаблонов модульных сеток Ваших изданий, задавать типы полос (например, черно-белая, цветная и т.д.), определять нерекламную площадь, формат нумерации выходов, отслеживать наполнение конкретных номеров и т.д.

По каждому номеру выхода Вы сможете увидеть плановое и фактическое наполнение рекламных площадей издания, состояние оплат по счетам, забронировать площадь, моментально перейти к заявкам, выявить дизайнера макета, просмотреть макет и историю его согласования, пожелания клиента и многое другое.

В данном разделе реализован уникальный модуль «Медиамакет», который представляет собой флэтплан выхода и позволяет Вам визуализировать рекламные полосы всего номера с возможностью отображения макетов рекламы в виде блоков и даже оригинал-макетов. Флэтплан дает возможность скоординировать и упростить взаимодействие между отделом продаж рекламы и редакцией, ускорить процесс согласования заявок на размещение рекламы с заказниками, выявить нереализованные площади. Система позволяет выгрузить текущий номер в PDF-файл.

Данный раздел может интегрироваться с редакционными системами издательства, системами верстки и другими системами.

Модуль предназначен для формирования заявок на размещение рекламы на основе медиапланов. Также Вы можете формировать быстрые заявки при необходимости создания повторного либо разового размещения для клиента.

Возможность предварительного просмотра полос задействованных в заявке позволит Вам сократить время и повысить эффективность согласования рекламных модулей, как с клиентом, так и с редакцией.

После согласования всех параметров размещения с рекламодателем Вы сможете буквально за несколько секунд создать счет на основании данной заявки.

Единое хранилище рекламных модулей заказчиков. Раздел позволяет сохранять и организовывать быстрый доступ к различным материалам клиента, связанным с рекламным макетом. Для обеспечения эффективной работы дизайнеров и менеджеров в системе предусмотрена возможность предварительного просмотра оригинал-макета. Terrasoft Press сохраняет всю историю изменения оригинал-макета с возможностью вернуться к предыдущему варианту. Данный раздел значительно упрощает согласование рекламного модуля с клиентом, так как все требования рекламодателя, история переписки и размещения привязывается к клиенту, макету и остальным, связанным объектам системы.

Для недопущения стремительного роста базы данных в системе предусмотрена возможность сохранение ссылки на оригинал-макет на файловом сервере издательства, непосредственно в системе же хранится только превью рекламного модуля.

Модуль для управления маркетинговыми мероприятиями издательства. Комплекс операций по организации воздействия полностью автоматизирован, начиная с планирования бюджета и выбора целевой аудитории, заканчивая анализом эффективности маркетингового воздействия. Отчетность и аналитика данного раздела позволят Вам оценить возврат инвестиций (ROI), выявить эффективные каналы коммуникаций с клиентами, а также спланировать следующие маркетинговые воздействия, принимая во внимание все факторы, влияющие на успех будущих мероприятий.

Инструментарий для автоматизации e-mail рассылок. Вы можете подготовить шаблон электронного письма в системе и использовать его для создания массовых почтовых рассылок. У вас есть возможность задать в качестве получателей письма как конкретного контрагента или контактное лицо, так и группу контрагентов либо контактов. Каждый из клиентов издательства получит индивидуальное письмо, с персональной информацией.

Данный функционал позволяет издательствам создавать целевые группы рекламодателей и предлагать им определенные условия размещения, используя самый менее затратный с точки зрения времени и стоимости канал коммуникаций. Например, зная тематику определенного номера издания или конкретной полосы/статьи, Вы сможете выявить интересующий Вас сегмент рекламодателей под данную тематику или отрасль, и сделать им оптимальное предложение по размещению и охвату целевой аудитории.

Данный раздел позволяет Вам проводить маркетинговые опросы, регистрировать и анализировать полученные результаты. В CRM-систему встроен конструктор для создания опросов любой сложности. Вы можете проводить опросы, используя самый удобный для респондента канал коммуникации, например, с помощью телефонного интервьюирования, передав печатную форму опроса или переслав электронный вариант на e-mail. Обработка результатов полностью автоматизирована, что позволит провести быстрый анализ полученных данных и свести к минимуму рутинную составляющую маркетинговых опросов.

Как известно, эффективно управлять можно исключительно тем, что можно измерить. Именно поэтому в Terrasoft Press создан отдельный модуль, который предназначен для хранения, систематического сбора и анализа информации о рекламодателях собственных и конкурентных изданий. С помощью инструментария данного раздела. Вы сможете в любой момент определить бюджеты всех рекламодателей по прайс-листу изданий конкурентов, площадь, размещаемых рекламных модулей, определить собственную долю рынка и рынков конкурентов.

Система поможет Вам раньше конкурентов выявить и начать работу с пришедшим или вернувшимся на рынок клиентом. Благодаря автоматизации процесса обработки результатов, Вы сможете быстрее получать важную для победы в конкурентной борьбе информацию о рекламном рынке и получить еще одно конкурентное преимущество, позволяющее укрепить позиции и расширить долю рынка.

Единый реестр продуктов и услуг издательства. При создании продуктов Вы можете учитывать различные параметры, такие как связь с изданием, объем размещения, тип полосы, цветность и т.д.

Система позволяет вести различные типы прайс-листов (например, оптовый, розничный), учитывать специальные цены и скидки на продукты, фиксировать комплектацию при сетевых размещениях рекламных модулей.

Встроенный в CRM-систему инструментарий позволяет создавать продуктово-сегментные и Cross/Up Sales матрицы для использования при формировании последующих коммерческих предложений клиенту.

Гибкая система управления и учета финансовых транзакций. Модуль является одним из важнейших инструментов управленческого учета Вашего издательства. Управляйте финансами с помощью двух основных методов учета – CF и P&L. В системе фиксируются все поступления на расчетный счет, исходящие оплаты и любые другие финансовые операции. Все транзакции связываются с соответствующими продажами и проектами издательства. Каждая операция ведется в разрезе статей учета.

С помощью инструментов аналитики CRM-системы Terrasoft Press Вы сможете создавать отчеты по финансовым операциям в любом срезе и временном периоде. Встроенные в систему отчеты позволят увидеть исчерпывающую информацию по движению денежных средств и кассовым разрывам. Вы можете самостоятельно настраивать данный раздел для обеспечения максимального комфорта и оперативного получения информации Вашей финансовой службой.

Данный модуль позволит полностью автоматизировать документооборот издательства. Вы можете регистрировать в Terrasoft Press все виды документы, которые циркулируют в Вашей компании: медиапланы, заявки, акты выполненных работ и т.д. Инструментарий данного раздела CRM-системы позволит Вам с легкостью создавать цепочки связанных документов, а благодаря возможности структурирования документов издательства, Вы за несколько секунд найдете нужный вам документ.

Вы можете прикреплять к любым типам документов файлы, например, скан-копии оригиналов. Таким образом, Вам будет доступен не только электронная карточка документа, но и его текст. Инструментарий модуля предоставляет возможность визирования, что обеспечит Вам контроль своевременности согласования и правильности, важных для Вашего издательства документов.

Система управления базой договоров издательства. В Terrasoft Press обеспечена возможность визирования и утверждения договоров, сохранение всей истории согласования. Вы сможете мгновенно получать доступ к электронным версиям договоров, связанным с этим договором заявкам, счетам и документам.

Благодаря встроенному модулю построения отчетов и интеграции с MS Word / MS Excel, Вы сможете формировать печатные формы договоров на основании созданных шаблонов. Автоматизация документооборота позволит Вам забыть про рутину и сконцентрировать все Ваше внимание на ключевых клиентах и перспективных проектах.

Этот модуль предназначен для организации эффективной работы со счетами. Инструментарий данного раздела позволяет выставлять счета клиентам с автоматической регистрацией в системе, визировать счета, автоматически сформировать печатную форму счета на основе шаблона для последующей отправки клиенту по e-mail или факсу.

В системе предусмотрена функциональность для быстрого создания счетов на основании согласованных с рекламодателем медиапланов и заявок.

Электронный архив внутренней документации издательства, содержащий самые востребованные документы, шаблоны, медиа-киты, регламенты, коммерческие и технические документы. Материалы можно разбивать по тематике, создавать ключевые слова для каждого материала, что позволит Вам быстро найти необходимую информацию. Данный раздел позволяет организовать быстрый доступ к самым важным для Вашего издательства материалам.

Модуль для планирования, ведения и контроля выполнения проектов издательства, таких как вывод на рынок нового медиа-продукта, запуск нового филиала и даже подготовка номера издания. Проекту имеют многоуровневую архитектуру, которая состоит из стадий, работ и задач. Система позволит автоматически рассчитать себестоимость и сметную стоимость проекта с учетом трудозатрат, ресурсов и продуктов.

Диаграмма Ганта позволит наглядно вести календарное планирование проектов, оперативно определить и оценить поточную ситуацию, выявить узкие места и ускорить выполнение работ по проекту.

В данном разделе фиксируются все обращения, запросы и рекламации Ваших клиентов. Обращения классифицируются, что позволяет облегчить работу с инцидентами, улучшить сервисное обслуживание и повысить лояльность Ваших клиентов. Вы сможете не только получать информацию о разрешении того или иного инцидента, но и агрегировать лучшие практики и опыт для предотвращения и быстрой отработки следующих обращений. Кроме того, каждый инцидент в разрезе скорости предоставления информации, полноты решения и качества обслуживания может оцениваться клиентом, что позволит объективно оценить сервисное обслуживание издательства, выявить проблемные точки и скорректировать работу.

Для каждой компании важно, чтобы накопленный опыт оставался в компании и позволял с каждым днем работать лучше, быстрее и качественнее. Этот модуль позволит сформировать базу решений с возможностью поиска решения по ключевым словам, названию,

связанному продукту и другим параметрам.

Все данные могут быть структурированы и объединены по тематике. К каждому решению могут быть присоединены дополнительные файлы и описания.

Инструмент менеджера для управления рабочим временем и планирования собственного расписания, а также расписания коллег. Задачи всех сотрудников Вашего издательства фиксируются в едином информационном пространстве. В Terrasoft Press Вы можете работать, как с расписанием конкретного сотрудника, так и одновременно с расписание нескольких сотрудников с возможностью фильтрации по периодам.

Автоматическое распределение задач и поручений, в соответствии с внутренними бизнес-процессами издательства, дает возможность повысить эффективность взаимодействия между подразделениями компании. В системе присутствует механизм создания серии повторяющихся задач с определенным интервалом повторений на заданный период времени.

Задачи в CRM-системе могут быть как общими (например, планерка), так и связанными с конкретным клиентом, медиапланом, заявкой, изданием (например, согласование оригинал-макета с рекламодателем, контроль продолжения размещения, продления подписки и т.д.). Выполненные задачи отображаются в истории работы сотрудника, а также сохраняются как элементы истории взаимоотношения с клиентом.

Система позволяет Вам управлять загрузкой менеджера и контролировать выполнение задач и поручений. Вы можете выслать ответственному сотруднику уведомление о назначенной задаче, как в виде напоминания, так и в виде e-mail сообщения. Инструментарий раздела позволит Вам отслеживать просроченные задачи, создавать отчеты по задачам в различных срезах, помочь сделать процессы издательства более прозрачными.

Раздел [Итоги] на одном экране отображает наиболее полезную и значимую информацию о деятельности издательства. Данный раздел будет полезен руководителям компании, руководителям подразделений издательства и менеджерам. Руководитель сможет отслеживать изменения финансовых показателей, следить за выполнением ключевых показателей деятельности отдельных подразделений и компании в целом. Руководители отделов получат оперативную информацию о заполнении рекламных площадей изданий, эффективности выполнения задач подчиненными, динамике согласованных заявок и оплаченных счетов, и т.д. Менеджеры смогут отслеживать важные события по клиентам, назначенные задачи, контролировать согласование модулей и макетов с клиентом, получать оперативную информацию по оплате выставленных счетов.

Настроив с помощью конструктора [Настройка итогов] в соответствии с Вашими индивидуальными потребностями структуру представления и отображения данных, Вы получите возможность всегда иметь под рукой визуальные диаграммы, данные разделов системы или web-сайты, которые интересуют Вас больше всего. Раздел [Итоги] минимизирует Ваши временные затраты на поиск важной информации в системе.

В этом разделе Вы найдете все инструменты для управления отчетами в Terrasoft Press. В системе находится около 100 стандартных отчетов, которые дают возможность контролировать и анализировать все типичные задачи бизнеса. С помощью встроенного построителя отчетов можно создавать аналитические и печатные формы документов, отвечающие индивидуальным задачам Вашего издательства. CRM-система позволит Вам формировать отчеты в форматах MS Excel, MS Word и Fast Report.

Модуль предназначен для построения графиков и диаграмм на основании информации, хранящейся в системе. С помощью графиков Вы можете получить визуальное представление статистики любых интересующих Вас количественных показателей и выполнять сравнительный анализ полученных результатов.

Мощнейшее средство для анализа и обработки данных. Многофакторный OLAP-отчет позволит Вам увидеть оперативную информацию по любым данным из всех разделов системы. Модуль позволит быстро получить срез по интересующим параметрам и представить результаты в виде графиков, диаграмм, сводных таблиц и других удобных для анализа представлений.

Вы сможете получать наглядные отчеты по продажам, медиапланированию, мониторингу, маркетингу, клиентской базе, что позволит принимать взвешенные управленческие решения.

Конструктор для построения пользовательских запросов к базе данных. При использовании CRM-системы Terrasoft Press Вам не потребуется прибегать к помощи разработчика при необходимости создания простого запроса к базе данных CRM-системы. Простой и удобный интерфейс построителя запросов поможет Вам с легкостью буквально за несколько минут создавать запросы в соответствии с
Вашими собственными потребностями. Для того чтобы создать интересующие Вас отчеты в формате MS Excel или MS Word, графики или диаграммы с возможностью отображения их в определенном разделе системы, необходимо просто создать запрос на выборку интересующей информации из базы данных, а затем перейти к построению соответствующего отчета или графика. Также запросы используются при построении новых видов планирования, создании шаблонов e-mail сообщений и представлений раздела [Итоги].

В Terrasoft Press интегрированы специальные инструменты, которые позволяют отслеживать историю операций с записями системы. Вы можете в любой момент увидеть, какие действия выполнялись с конкретными записями системы, кто и когда выполнял эти действия, как изменялись значения интересующих Вас полей. Функциональность этого модуля обеспечивает безопасность данных Вашего издательства, а работа всей системы находится у Вас под контролем.

Одной из ключевых задач внедрения CRM-систем является создание единого информационного пространства компании.

Если до внедрения Terrasoft Press информация о клиентах, продажах и другая необходимая для работы информация в Вашем издательстве хранилась в файлах MS Excel или 1С, то воспользуйтесь разделом [Интеграции]. Инструментарий данного раздела позволяет выполнить импорт клиентских баз, создать интеграцию с учетной системой в разрезе контрагентов, продуктов, счетов, оплат и других данных. Вы можете импортировать данные не только для заполнения справочников системы, но и для заполнения целых разделов системы. Таким образом, внедряя CRM-систему Terrasoft Press, Вы можете начать работу в системе, используя всю историю взаимоотношений с клиентами, которая была накоплена за предыдущий период работы.

Terrasoft Press может интегрироваться с любыми информационными системами издательства, такими как редакционные системы, системы верстки и т.д.

Данный раздел позволяет администратору CRM-системы регистрировать новых пользователей, объединять пользователей в группы, а также управлять индивидуальными и групповыми правами доступа. Благодаря гибкости инструментария этого раздела, Вы сможете определять права доступа для каждого раздела системы, отдельных записей и даже полей.

Утилита, позволяющая синхронизировать данные между территориально разделенными базами данных Terrasoft Press. Если рабочие места Ваших сотрудников расположены в разных офисах, городах и даже странах, репликация обеспечит оперативный обмен данными между этими удаленными точками. В итоге, каждый пользователь CRM-системы будет в курсе последних изменений.