Эталонная оптимизация бизнес-процессов компании

Оцените возможности интеллектуальной платформы bpm’online для работы с бизнес-процессами

Повышайте эффективность работы компании внедряя BPM-технологии

BPM-платформа bpm’online studio позволяет создавать и оптимизировать процессы любой сложности для среднего и крупного бизнеса. Уникальная синергия технологий управления бизнес-процессами помогает достичь операционного совершенства и ускорить работу каждой структурной единицы.

Система поддерживает нотацию построения бизнес-процессов BPMN 2.0. Создание процесса происходит с помощью блок-схемного типа построения. Такой формат идеально подходит как для компаний, которые создают новые процессы, так и для компаний, которым необходимо оптимизировать существующие. Оперативное масштабирование под постоянно изменяющиеся условия рынка – одно из ключевых преимуществ ИТ-решения.

Определение бизнес-процесса и оптимизации

Под бизнес-процессом (БП) понимают совокупность действий, выполнение которых приводит к достижению желаемого результата. Каждый БП имеют конкретную цель, регламент и последовательность выполняемых действий. Определены участники и установлен прогнозируемый результат. Оптимизацией бизнес-процессов в компании называют пересмотр последовательности этапов с целью сокращения времени выполнения, снижение затрат и внедрение действий, направленных на достижение поставленных перед бизнесом задач. Для среднего и крупного бизнеса количество активных бизнес-процессов может исчисляться сотнями. Оптимизация каждого из них гарантированно принесет положительный результат.

До определенного момента компания может и обойтись без оптимизации, но есть ряд сигналов, которые прямо говорят о необходимости модернизации бизнеса:

  • увеличивается штат сотрудников;
  • увеличивается количество управленческих уровней;
  • растет количество структурных единиц;
  • появляются географически удаленные подразделения;
  • нет единой информационной системы компании.

Основные признаки необходимости проведения оптимизации бизнес процессов компании:

  • медленное принятие решений, нет четкой структуры участников процесса;
  • выполнение рутинных рабочих задач занимает много времени, сил, требуется множество согласований, служебных звонков и заявлений;
  • у персонала существенно растет психологическое напряжение вследствие непонимания кто и за что отвечает;
  • увеличивается итоговая стоимость продукта или услуги, выступающих результатом выполнения бизнес-процесса.

Вышеперечисленные признаки свойственны многим крупным компаниям и их можно считать типичными.

Реинжиниринг или оптимизация?

При оптимизации происходит комплексное внедрение новых технологий, помогающих моделировать и проводить изменения в уже действующей организационной структуре компании. В ходе оптимизации компания пересматривает работу каждого структурного подразделения, модернизирует и улучшает процесс. Оптимизация может быть консультативной, технологической и финансовой.

Реинжиниринг подразумевает отказ от действующих методов и бизнес-процессов. Процедура реинжиниринга используется в случаях, когда происходит полная модернизация структуры компании, внедряется корпоративная ИТ-система или меняется технология производства. В ходе реинжиниринга пересматривается количество подразделений, штат сотрудников, управленческая концепция и т.д. Основной риск реинжиниринга - высокая вероятность остановки производственного процесса, которая может быть продиктована необходимостью его полного переформатирования. Реинжиниринг используется тогда, когда оптимизация не даёт положительных результатов и необходимо внедрять кардинальные изменения.

Ожидаемые результаты и способы реализации

Способы оптимизации

Оптимизации бизнес-процессов компании осуществляется 3-мя способами, которые напрямую связаны с методами описания этих бизнес процессов:

  • Текстовый. Оптимизация предполагает создание регламентирующих документов и новых стандартов предприятия, в которых словами будет описана четкая очередность всех процессов и действий, проходящих в компании, либо создание такой документации. Этот метод подходит лишь для мелкого бизнеса.
  • Табличный. Все критерии БП описываются в полях таблиц в различных табличных редакторах. Это более структурированный метод, но для крупного бизнеса он не подходит.
  • Графический или блок-схемный. Это самый практичный метод построения БП, который можно реализовать с помощью ВРМ-систем, работающих по нотации BPMN. Способ предполагает гибкое управление и быстрое масштабирование при необходимости.

Результаты оптимизации БП для компании

Для каждого бизнеса результат индивидуален, однако можно отметить общие цели:

  • сокращение времени выполнения БП;
  • улучшение взаимодействия между подразделениями или структурными единицами;
  • внедрение четкого регламента действий для каждого процесса;
  • улучшение финансовых показателей за счет снижения операционных затрат;
  • возможность оперативного масштабирования бизнеса;
  • переход на процессное управление компанией;
  • рост качества итогового продукта, который является результатом успешного БП.

Результаты оптимизации для сотрудников

Приступая к оптимизации БП, нужно быть готовым к тому, что далеко не весь персонал с энтузиазмом отнесется к инновациям, внедрение которых может повлечь за собой сокращение рабочих мест в компании. Важно понимать, что оптимизация не ставит перед собой задачу увольнения сотрудников, а преследует цель перераспределить рабочие места и обязанности таким образом, чтобы в выигрыше был весь бизнес.

В процессе оптимизации БП за каждым сотрудником будет закреплена четкая последовательность действий и сроки выполнения. Сотрудникам, которые работают продуктивно и помогаю получать компании прибыль этот процесс поможет упростить работу. Автоматизация рутинных задач позволит заняться более интеллектуальной и продуктивной работой, которая непосредственно влияет на уровень дохода.

Интеллектуальная платформа bpm’online для оптимизации бизнес-процессов любой сложности

Узнайте больше о функциях BPM-системы

Больше информации о работе с бизнес-процессами

Виды бизнес-процессов

Различают 3 вида БП:

  • Операционные - направлены на удовлетворение клиентских запросов и получение компанией прибыли. К ним может относиться обработка и выполнение заказов, проектирование продуктовой линейки, изготовление продукции и др.
  • Поддерживающие - необходимы для нормальной жизнедеятельности компании, но БП данного вида не представляют никакой ценности для клиента. Это может регистрация входящей информации, бухгалтерский учет, техобслуживание, логистика, административные процессы.
  • Управляющие - обеспечивают установку целей и задач на предприятии и его структурных подразделениях, а также управление компанией. Также, к этому виду относится среднесрочное и долгосрочное планирование, разработка стратегии развития компании, карьерные компасы сотрудников.

Сроки и стоимость внедрения

Итоговая цена проекта зависит от размеров компании и сложности ее бизнес-процессов. Процесс внедрения ВРМ-системы разделен на несколько этапов:

  • Анализ деятельности компании, аналитика текущих БП, которые нуждаются в оптимизации, это совместная задача проектной команды компании и бизнес-аналитиков со стороны интегратора.
  • Составление проектной документации, определение бюджета и доработка BPM-системы под вид деятельности заказчика.
  • Внедрение системы в компанию, создание новых и оптимизация текущих бизнес-процессов непосредственно в BPM-системе.
  • Оценка результатов. Оценить результаты от внедрения ВРМ-решений можно не ранее чем через несколько месяцев. При поэтапном внедрении системы эффект от оптимизации БП будет заметен в кратчайшие сроки. Возможные доработки выполняются оперативно и в кратчайшие сроки.

Модели «AS IS» и «TO BE»

При создании стандартной схемы моделирования БП, сначала описывается ситуация на предприятии, которая есть на текущий момент, то есть «AS IS» («как есть»), следующим этапом является представление процессов после предполагаемой оптимизации – «TO BE» («как должно быть»).

Часть заказчиков не видят необходимости в первом этапе, считая его выполнение лишней тратой средств, и требуют от компании-интегратора предоставлять только обновленную версию бизнес-процессов. Нужно понимать, что без описания БП «как есть» проводится не оптимизация действующих бизнес-процессов, а реинжиниринг, который предполагает полный отказ от существующих БП, что лишь отдаленно напоминает оптимизацию.

Описание процессов «Как есть» - это первая часть оптимизации процессов, которая позволяет определить ряд существующих противоречий и возможных точек роста.

Готовы попробовать?
Для вас доступна бесплатная 14-дневная версия системы
с неограниченным количеством пользователей!*

Тест-драйв

*По истечении тестового периода вы можете оформить подписку
и продолжить работу в системе без потери внесенных данных и выполненных настроек.

В 2016 году bpm’online названа лидером в отчете The Forrester Wave™: CRM Suites for midsize organizations, Q4 2016. Кроме того, bpm’online входит в число лучших систем по управлению продажами за 2017 год — The Forrester Wave™: Sales Force Automation Solutions, Q2 2017.

Все три продукта CRM-линейки bpm’online — marketing, sales и service — включены в Магический Квадрант Gartner.

В исследовании CRM-рынка от агентства Nucleus Research bpm’online трижды занимала место в секторе лидеров: в 2015, 2016 и 2017 годах.

Международное аналитическое агентство Ovum включило bpm’online в ТОП-10 поставщиков CRM-решений в 2016 году.

В 2017 году CRM Magazine удостоил bpm’online звания лидера сразу в двух категориях: Enterprise CRM Suite и Midmarket CRM Suite.

В 2014 году bpm’online получила золотую награду в категории «Решение для управления взаимоотношениями» от The Stevie Awards (International Business Awards).

Клиент Террасофт, Quint Wellington Redwood Group, отмечены премией ROI Awards агентства за высокий уровень возврата инвестиций от внедрения bpm’online CRM.

В 2015 году компания ISM второй раз включила bpm’online в ТОП 15 CRM-систем мира — ISM Top 15 CRM Award 2015/16.

Издание CRN.com признало bpm’online mobile одним из лучших корпоративных мобильных приложений.

Система bpm’online получила награду в одном из самых значимых конкурсов для IT-отрасли на территории Европы — European IT & Software Excellence Awards 2013.

Bpm’online CRM четыре раза становилась лидером списка наиболее влиятельных игроков мирового рынка CRM по версии ZDNet — CRM Watchlist: в 2012, 2013, 2014 и 2016 годах.