Завершен комплексный проект автоматизации продаж в «Поли-клип Систем» с помощью CRM-системы Terrasoft

25 мая 2013

Компания «Программные Технологии» (Terrasoft Consulting and Implementation Partner) объявляет о завершении комплексного проекта автоматизации продаж в «Поли-клип Систем». В рамках проекта автоматизирована работа менеджеров и специалистов сервисного центра, разработана система индивидуального взаимодействия с каждым клиентом и с зарубежными поставщиками.

«Поли-клип Систем» – ведущая компания по производству систем клипсования, которая была основана в 1922 году. Собственные дочерние предприятия, а также эксклюзивные торговые партнеры практически во всех странах мира образуют сеть международных представительств «Поли-клип Систем».

В рамках проекта перед специалистами «Программных Технологий» были поставлены следующие задачи:

  • Создание единого информационного пространства с возможностью детальной сегментации клиентов по различным срезам.
  • Предоставление возможности хранения полной истории взаимоотношений с каждым заказчиком.
  • Сокращение временных затрат на ведение документооборота в компании (благодаря автоматизации печатных форм документов).
  • Предоставление возможности минимизации человеческого фактора при ведении продаж (благодаря системе автоматических напоминаний).

«Любое внедрение CRM-системы начинается со специфических настроек клиентской базы. Еще на этапе проектирования важно решить: какая информация должна храниться о клиенте, в какой форме она должна быть представлена, как она будет влиять на сегментацию. В первую очередь, был доработан раздел Контрагентов – возможным стало учитывать сложные взаимоотношения с другими компаниями. Например, клиент может быть дилером, а дилер может оказывать транспортные услуги. По каждому клиенту фиксируется отрасль, в которых он работает, с указанием объемов производства по каждому продукту», - поясняет руководитель отдела внедрения CRM-систем компании «Программные Технологии» Алёна Овсянникова.

Кроме того, автоматизирован полный цикл продажи: поступление заявки от клиента, обработка заявки менеджером, подбор поставщика, выбор условий поставки. На этапе создания продажи сразу рассчитывается ее рентабельность, учитываются дополнительные услуги (таможенное оформление, доставка). Общая сумма продажи разбивается на этапы, по каждому из которых может быть выставлен отдельный счет клиенту. По каждому этапу устанавливаются напоминания менеджерам. Основной сложностью при работе с продажами является возможность различных комбинаций валюты при работе с клиентами и поставщиками. В качестве решения был переработан механизм пересчета курсов валют - курс валют автоматически подгружаются с сайта Центрального Банка РФ, но при необходимости есть возможность перейти на «внутренний» курс компании.

Важным этапом проекта стала автоматизация работы с поставщиками, в рамках которого реализован механизм учета документов и предоставлена возможность создания печатных форм по шаблонам. В результате - заявка, заказ, счет на оплату (один счет может включать в себя несколько заказов) создаются в системе «в один клик».

Также были автоматизированы задачи сотрудников сервисного центра. На данный момент в системе ведется учет конфигурационных единиц, установленных у клиентов, а также задач, выполняемых сотрудниками. Осуществляется управление инцидентами. Реализован импорт продуктов в продажу из Excel. При формировании коммерческого предложения на сложное оборудование, система автоматически подгружает в шаблон описание именно того продукта, который участвует в продаже. Описание может содержать рисунки, таблицы и сложное форматирование.

Поскольку для успешной работы предприятия необходимо наличие единого информационного пространства, в рамках проекта была настроена синхронизация данных между Terrasoft XRM и 1С:Предприятие. Теперь в 1С попадают данные по контрагентам, номенклатуре, счетам и продуктам в счете. Из 1С в Terrasoft XRM поступает информация по оплатам и остаткам продуктов на складе.

“Данный проект для нашей компании был очень важен, поэтому выбору системы и партнера для ее внедрения мы уделили большое внимание. Компания “Программные Технологии” полностью оправдала наши ожидания. Проект длился около полугода, и за это время была проведена огромная работа по адаптации системы под наши пожелания и внедрению. В результате мы получили продукт, позволяющий сделать прозрачной и более эффективной работу в различных направлениях – продажах, закупках, логистике, сервисе, бухгалтерии. В будущем запланировано расширение функциональности с применением автоматизации бизнес-процессов. Программа Terrasoft XRM также полностью оправдала наши ожидания”, - резюмирует Станислав Зарайский, руководитель проекта со стороны «Поли-клип Систем».