Моделирование процессов в нотации BPMN

Используйте понятную и гибкую нотацию BPMN online для построения как простых, так и многоуровневых бизнес-процессов.

Попробуйте crm-систему bpm'online и узнайте, как с ее помощью можно моделировать бизнес-процессы в нотации BPMN

Построение бизнес-процессов
в BPMN c bpm’online CRM

Исходя из определения, что бизнес-процесс — это некая совокупность действий по преобразованию полученных на входе ресурсов в продукт, имеющий определенную ценность для потребителя на выходе, бизнес-процессы есть на любом предприятии. При этом не имеет значения, формализованы они или нет.

Чаще всего компании применяют один из двух подходов к управлению своими бизнес-процессами — функциональный или процессный. Разница заключается в том, что при функциональном подходе компания рассматривается как набор подразделений, каждое из которых выполняет какие-то свои отдельные функции. Процессная же модель (кстати, более популярна) рассматривает бизнес с точки зрения набора процессов: основных, управляющих и поддерживающих.

Какую бы модель управления процессами ни выбрала компания, их, процессы, прежде всего необходимо смоделировать. Моделирование бизнес-процессов стартует с нотации, которая, в свою очередь, начинается с изучения ее элементов. В статье предлагаем рассмотреть построение бизнес-процессов в нотации BPMN.

Что такое нотация BPMN и ее базовые элементы

Нотация BPMN — это язык моделирования бизнес-процессов. Пожалуй, лучший из существующих. Эта нотация стала синтезом передового опыта моделирования и новым стандартом в построении бизнес-процессов и сетевых услуг. Нотация была выпущена в 2004 году, а последнее ее обновление — в 2010.

Неоспоримым плюсом этой нотации является ее простота и гибкость. Простота достигается за счет наглядности — условные обозначения, используемые для отображения бизнес-процессов, описаны в виде диаграмм и блок-схем. Гибкой ее делает набор элементов и правил, с помощью которых построить бизнес-процесс сможет не только IT-специалист, но и обычный пользователь. Язык нотации понятен на уровне пользователя, а все модели процессов — выполняемые, а не просто документируются.

Рассмотрим базовые элементы нотации BPMN в CRM-системе bpm’online, которая совмещает в себе функции платформы для управления бизнес-процессами BPM (Business Process Management) и системы для управления ресурсами предприятия ERP (Enterprise Resource Planning).

Для создания бизнес-процессов в системе есть дизайнер процессов. Диаграмма бизнес-процесса может состоять из:

Зарегистрируйтесь и узнайте, как моделировать эффективные бизнес-процессы с помощью BPMN online

Элементы нотации BPMN выглядят одинаково в любой программе. Отличаться они могут только цветом заливки фигур, но сами фигуры и даже толщина их контуров — универсальны. Кстати, в самой нотации они черно-белые.

Для удобства, разобьем элементы на группы:

Действия пользователя

Эта группа содержит элементы, использующиеся в схеме для обозначения действий, которые необходимо выполнить пользователю для продолжения процесса в системе. К примеру, в процессе управления продажей может быть запланирован контрольный звонок клиенту, отправка email или встреча. Эти шаги — отдельные действия в системе, которые объединяются между собой такими элементами нотации, как потоки. Для выполнения необходимых активностей, при построении процесса можно использовать такие действия, как «звонок», «выполнить задачу» или «написать письмо». Если для продолжения процесса необходимо, чтобы пользователь выбрал действие (или, например, ответил на вопрос) используется действие «задать вопрос пользователю». В интерфейсе пользователя это действие будет отображаться в виде отдельной страницы с вопросом и одним или несколькими вариантами ответа.

Выполнение действия пользователя создает в системе некую активность, которая автоматически завершается после того, как будут выполнены все действия по процессу.

Моделируйте процессы в BPMN и управляйте бизнес-процессами более эффективно

Действия системы в BPMN online

Это набор элементов процесса, используемые для автоматического выполнения действий системы. Например, с помощью элемента «добавить данные» можно построить процесс автоматического добавления записей в базу данных системы или контакта (контрагента) в участники продажи. А используя элемент «отправить email» можно настроить автоматическое отправление электронных писем с фиксированным текстом на заданный адрес.

Элементы «удалить данные» и «изменить данные» в online BPMN предназначены для автоматического редактирования записей в системе. Можно настроить автоматическое удаление одной или ряда записей в конкретном объекте — если, к примеру, нужно очистить информацию об уже выполненных активностях. Либо же внести изменения, если в ходе процесса возникла потребность изменить определенные значения в полях записей.

Промежуточные события

Эти элементы процесса также называют обрабатывающими. То есть, используются для инициации продолжения выполнения процесса. Эти события «ожидают» наступления определенных генерирующих, после чего активируют исходящие потоки управления процессом. Например, в ходе выполнения процесса продажи менеджер должен получить подтверждение об оплате счета через определенный промежуток времени после того, как этот счет был выставлен клиенту. Для этого при построении процесса в дизайнере используется промежуточное событие «обработка таймера», с помощью которого процесс можно приостановить на нужный период, а после определенного генерирующего события (получения подтверждения об оплате, например) — продолжить.

Логические операторы

Управление ходом процесса производится с помощью логических операторов. Их используют для ветвления или же слияния потоков процесса.
Ветвление потоков нужно, когда:

  • Процесс содержит альтернативные пути выполнения
  • Стадии процесса должны выполнятся параллельно

Слияние потоков используется, когда, например, наступает определенная общая стадия подпроцессов.

Декомпозиция бизнес-процессов в BPMN online

Все бизнес-процессы, моделируемые в нотации BPMN с помощью системы bpm’online, можно разбить на более мелкие части. Нотация позволяет построить процессы любой сложности, но, чтобы упорядочить и упростить схемы, можно настроить выполнение одних процессов в рамках других. Количество уровней, на которые можно делить родительский процесс — бесконечно.

Подпроцесс — это бизнес-процесс более низкого уровня, который имеет те же составляющие: начальное и завершающее событие, механизм реализации, показатели и так далее.

Чтобы процессами было проще оперировать, иногда их необходимо группировать. Можно использовать для этого такой тип группировки, как процедура. Самый простой пример — подготовка инструкций для сотрудников: процедура состоит из цепочки операций, которые могут выполнятся только в заданной поочередности и беспрерывно.

Примеры построения процессов в online BPMN

Используя нотацию BPMN, пользователь может создавать процессы любой сложности. С помощью дизайнера процессов в системе bpm’online можно моделировать многоуровневые процессы для выполнения как типовых, так и сложных задач.

Библиотека процессов

Создание линейных процессов
Схема линейного процесса содержит базовые элементы: начальное и завершающее событие, связанные простым потоком управления. Такой процесс можно использовать, когда необходимо создать активность с определенной поочередностью шагов. Простой пример: менеджеру по продажам необходимо договориться с клиентом о встрече (совершив звонок), далее — провести встречу и презентовать продукт, после чего отправить клиенту электронное письмо с протоколом встречи и материалами презентации. В дизайнере процессов такая схема реализуется с использованием трех активностей, которые связываются потоками управления. Элементы, которые нужно применить: «выполнить задачу» и «отправить письмо».

Моделирование разветвленных процессов
Если в случае с линейным процессом все просто, то разветвленные процессы могут содержать альтернативные или параллельные пути выполнения. Возьмем в качестве примера тот же процесс. В случае заинтересованности клиента во встрече, процесс продолжается в описанной выше последовательности. Если клиент отказывается от встречи, процесс идет по альтернативному пути: процесс либо завершается, либо завершается с результатом «перезвонить позже».

Библиотека и журнал процессов

В системе bpm’online есть возможность хранить уже существующие процессы и отслеживать их ход выполнения.

Библиотека процессов
В этом разделе системы хранятся все схемы бизнес-процессов, уже настроенных в bpm’online. Здесь же можно редактировать уже существующие процессы и добавлять новые.

Журнал процессов
Этот инструмент в системе позволяет осуществлять регулярный мониторинг выполнения процессов. Это полезно в двух случаях: позволяет отслеживать эффективность работы сотрудников; отслеживать и корректировать слабые места спроектированных схем.

Оцените все преимущества моделирования процессов в нотации online BPMN с помощью бесплатной демо-версии