Система управления бизнес-процессами (BPMS)

BPMS системы — оптимальный инструмент для реализации процессного управления бизнесом.

Бесплатная 14-дневная версия:

Как управлять бизнес-процессами
с помощью ВРМ-систем

Для рынков с высокой конкурентной средой (финансы, страхование, телекоммуникации) свойственно частое изменение бизнес-процессов, которые требуют более оперативного и эффективного отклика. Существует множество различных подходов и программных решений, позволяющих корректировать процессы в соответствии с динамично меняющимися условиями, но все чаще бизнес стал обращаться к принципиально новому классу систем — BPMS (Business Process Management System/Solution).

Дизайнер бизнес-процессов

Эти системы управления бизнес-процессами реализуют процессный подход к управлению компанией и позволяют автоматизировать сквозные бизнес-процессы, быстро вносить в них изменения. BPMS нужны прежде всего компаниям с уникальными процессами (например, госструктуры), так как способны устранять функциональные барьеры — результат разрозненности подразделений или корпоративных приложений в компании.

Зарегистрируйтесь и узнайте, как BPMS помогут оптимизировать ваши бизнес-процессы

BPMS системы как часть управленческой методики

По сути BPMS системы являются лишь инструментом для реализации новой управленческой методики, именуемой ВРМ (Business Process Management), ее технологической частью.

С точки зрения философии управления, BPM — это совокупность идеологии и программного обеспечения для управления бизнес-процессами. Впервые этот подход к управлению появился в 2000 году и сменил популярный в то время реинжиниринг бизнес-процессов, который был слишком сложным и заключался в их фундаментальном переосмыслении и радикальном реконструировании. В более глубоком понимании, BPM призывает отойти от функционального подхода в управлении организации к ее видению, как совокупности бизнес-процессов. В отличии от реинжиниринга, BPM подразумевает непрерывное усовершенствование бизнес-процессов, а в основе концепции лежит принцип тесного взаимодействия как между пользователями, так и аппаратными средствами, другими системами.

BPM online

Кроме прочего, ключевым преимуществом BPMS является то, что бизнес-пользователи получают возможность активно участвовать в совершенствовании бизнес-процессов благодаря простым и интуитивно понятным инструментам. Системы этого класса не конкурируют и не являются альтернативой другим учетным системам, а наоборот — объединяют их в единой унифицированной среде управления. Благодаря сквозной интеграции, BPMS замыкают на себе такие автоматизированные системы как, например, CRM и ERP и соединяют все бизнес-процессы компании, позволяя управлять ими более результативно.

Другими словами, BPMS представляет собой интегрированный набор инструментов для моделирования бизнес-процессов, автоматизации их выполнения и измерения эффективности.

Реализация этих аспектов процессного управления в системах этого класса обеспечивается за счет трех их составляющих: средств построения процессов, их исполнения (платформа) и мониторинга (журнал процессов). Рассмотрим каждый из элементов и их реализацию в BPM-системе bpm’online более подробно.

Оцените все преимущества моделирования бизнес-процессов в BPMS системе

Моделирование процессов в системе управления бизнес-процессами

Построение процессов в BPMS производится на основе нотации BPMN 2.0 — наиболее современного и совершенного языка моделирования бизнес-процессов из сейчас существующих. Нотация достаточно гибкая для оперативного изменения бизнес-процессов и простая для того, чтобы моделировать их могли непрофессионалы.

Моделирование бизнес-процессов

Для построения процессов в системе bpm’online бизнес-пользователю достаточно воспользоваться таким инструментом, как дизайнер процессов. Условные обозначения, используемые дизайнером для моделирования бизнес-процессов, представлены в виде блок-схем и диаграмм, что делает процедуру понятной за счет наглядности. Набор правил и элементов, с помощью которых можно построить процесс, делает ее гибкой. Неоспоримым преимуществом моделирования бизнес-процессов компании в системах класса BPMS является то, что эти процессы не просто документируются, а выполняемы. Это позволяет предварительно протестировать их и откорректировать слабые места перед тем, как запустить процесс в работу.

Схема бизнес-процесса в системе может содержать:

Перечисленные выше характеристики BPM-системы позволяют построить как простые линейные, так и очень сложные разветвленные бизнес-процессы с множеством подпроцессов и условий переходов от этапа к этапу.

 

Например, необходимо смоделировать процесс согласования счета. Сначала определяем логику работы и разбиваем процесс на этапы. В нашем примере, допустим, их будет три:

  1. Создание заявки на согласование счета;
  2. Проверка этой заявки;
  3. Результат заявки (этот этап будет содержать ветвления в зависимости от результата):

Для построения схемы этого бизнес-процесса в дизайнере процессов системы bpm’online необходимо использовать такие элементы:

Выполнение бизнес-процессов в BPMS

Исполнение бизнес-процесса начинается со схемы в системе, где и происходит его запуск. Выполнение процесса — это автоматическое прохождение его шагов и реализация контроля. При этом, каждый пользователь, задействованный в функционировании бизнес-процесса, видит требуемые от него задачи и действия. В зависимости от настроек, бизнес-процесс в системе может быть запущен пользователем вручную, либо же автоматически — по входящему (генерирующему) событию. В ходе выполнения процесса, пользователь получает подсказки системы о следующих шагах.

Как происходит выполнение шагов процесса

Шаги процесса в системе могут выполняться как автоматически, так и вручную пользователем. Автоматическое выполнение запускается, например, когда необходимо удалить или же добавить в систему данные, соответствующие заданным условиям. Вручную выполняются шаги процесса, требующие, например, отправки email-сообщения клиенту. В этом случае процесс приостановится и будет ждать выполнения определенных действий пользователя, после чего продолжится.

Управление бизнес-процессами

Во время выполнения процесса система может предложить пользователю ввести данные, которых не хватает (например, информацию, полученную вне системы) или же принять решение, выбрав один из вариантов действий для продолжения процесса.

Простой пример: в ходе выполнения процесса продажи, пользователю необходимо договориться с клиентом о встрече (совершив звонок), далее — провести презентацию и, в зависимости от результата, выполнить следующее действие на выбор: если клиент готов к покупке — процесс завершается, если сомневается — процесс идет по альтернативному потоку и ожидает действия пользователя. В этом случае система спросит, нужно ли провести еще одну встречу и предложит пользователю варианты ответов.

Мониторинг процессов

BPMS — это больше, чем просто моделирование и автоматизация выполнения бизнес-процессов. Не менее важным функционалом систем этого класса является мониторинг и глубокий анализ всех бизнес-процессов предприятия. Более того, постоянный мониторинг, выявление и устранение узких мест в процессах, их оптимизация на основании этих показателей — наиболее сложная из задач. Инструменты системы позволяют получать правильную информацию и более точно измерять процесс.

В системе bpm’online таким инструментом является журнал процессов. С его помощью можно отслеживать любые метрики выполнения процессов и визуализировать эти данные, используя дэшборды.

Протестируйте демо-версию BPMS бесплатно

Варианты развертывания

 

В облаке с поддержкой Terrasoft необходимой инфраструктуры

На собственном оборудовании клиента