Экспертиза

Фонд «ДАМУ» в 3 раза сократил сроки принятия решения о выдаче гарантии по кредиту с помощью bpm’online

Фонд «ДАМУ» в 3 раза сократил сроки принятия решения о выдаче гарантии по кредиту с помощью bpm’online

Фонд «ДАМУ», входящий в национальный холдинг «Байтерек», — один из самых динамично растущих институтов развития в Казахстане.

16 филиалов и Центров обслуживания предпринимателей Фонда оказывают практическую помощь в реализации проектов малого и среднего бизнеса (МСБ) во всех регионах, а в отдаленные села выезжают специализированные мобильные центры консультаций.

«Гарантии «ДАМУ» это первый в Казахстане сервис государственной поддержки, который можно получить через портал электронного правительства, что уже само по себе большое преимущество. Каждый день мы получаем заявки от предпринимателей с бизнес-идеями и проектами, которые позволяют развивать экономику нашей страны. Если мы беремся им помочь, то эта помощь должна прийти в самые короткие сроки, чтобы дать возможность вовремя реализовать проект. Только тогда мы можем с уверенностью говорить, что выполняем свою миссию», — говорит управляющий директор Фонда Нурлан Акшанов.

Оптимальные по нормам Фонда сроки для принятия решения о выдаче гарантии — 5-10 дней, в зависимости от суммы заявки. Чтобы сократить это время, не повысив при этом риски для «ДАМУ», руководство приняло решение полностью автоматизировать процесс рассмотрения заявки на гарантию. После анализа рынка выбор был сделан в пользу платформы bpm’online, разработанной группой компаний Террасофт. Главная цель, которую Фонд ставил перед командой Террасофт, — сделать весь процесс работы с заявками прозрачным для клиента и простым для работников «ДАМУ» на протяжении всей цепочки принятия решения.

Узнайте больше о возможностях CRM-линейки bpm'online

ЦЕЛЬ №1. ОБЕСПЕЧИТЬ ПОДАЧУ И ОТСЛЕЖИВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ГАРАНТИЮ ОНЛАЙН

Первой — и ключевой — задачей, которую «ДАМУ» хотел решить с помощью bpm’online, стало обеспечение подачи и отслеживания заявки на гарантию через портал электронного правительства egov.kz.

Эту стратегическую задачу Фонд поставил ещё в начале 2015 года с целью упростить процесс оформления заявки для предпринимателей. Кроме того, функциональность портала позволила бы предпринимателю автоматически запросить из государственных баз данных различные сведения, необходимые для рассмотрения заявки, что избавило бы его от необходимости тратить время на походы по различным инстанциям.

«Мы хотели, чтобы предприниматель мог не только легко подать заявку на портале, но и постоянно следить за её статусом в личном кабинете, получать уведомления о том, поступила ли она в филиал, одобрена ли она, когда нужно приехать в Фонд для подписания договора о гарантии. Но мы столкнулись с тем, что невозможно обеспечить отправку уведомлений о различных стадиях процесса рассмотрения заявок в Фонде, если этот процесс не автоматизирован», — комментирует Эльмира Распекова, главный менеджер Фонда.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ БЕЗ АВТОМАТИЗАЦИИ

Предприниматель собирает все документы и приносит их в Фонд, где вручную заполняет заявку на получение гарантии. Менеджер Фонда вручную переносит данные на портал электронного правительства. Чтобы узнать, на каком этапе находится заявка, необходимо написать письмо на egov.kz, отвлекаясь от основной работы.

Предприниматель, в свою очередь, должен быть постоянно на связи c менеджером Фонда, звонить и писать ему, чтобы узнать статус заявки. Это также отвлекает обоих и не способствует позитивному опыту общения предпринимателя с Фондом. 

КАК ЭТО РАБОТАЕТ В BPM’ONLINE

Предприниматель оформляет заявку и прикрепляет к ней все необходимые документы​ на портале электронного правительства — в любом месте и в любое удобное для себя время.

После оформления, заявка сразу попадает в bpm’online, где автоматически запускается процесс её рассмотрения. Система определяет ответственного менеджера и предоставляет ему список необходимых документов.

Благодаря интеграции с порталом электронного правительства, все изменения состояния и стадии рассмотрения заявки передаются на egov.kz в режиме онлайн. Это позволяет предпринимателю в любой момент получить актуальную информацию по заявке в личном кабинете на портале. Там же он может получить и итоговое решение, подписанное электронно-цифровой подписью.

ЦЕЛЬ №2. МИНИМИЗИРОВАТЬ ОШИБКИ ПРИ РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ И КЛИЕНТСКИМИ ДАННЫМИ

Гарантия «ДАМУ» заменяет предпринимателю залог при получении кредита и является веским документом для банка. Поэтому второй важной задачей для Фонда стало снижение операционных рисков, возникающих при ручном внесении информации о проекте и заёмщике.

«Даже незначительная ошибка может привести к значительным последствиям. К примеру, если менеджер в договоре гарантии случайно напишет лишний ноль, то Фонд уже будет вынужден отвечать по возможному дефолту в гораздо большем размере», — говорит Нурлан Акшанов.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ БЕЗ АВТОМАТИЗАЦИИ

При анализе проекта рассматриваются различные данные и характеристики: название компании, ее регистрационный налоговый номер, данные о залогах и прочее. Эта информация должна найти отражение во всех печатных формах документов, которые готовятся различными службами. Поэтому каждый работник раз за разом вносит и копирует одни и те же данные. При этом простая ошибка в номере удостоверения личности может привести к признанию договора гарантии недействительным. 

КАК ЭТО РАБОТАЕТ В BPM’ONLINE 

Единожды внесенная информация автоматически подтягивается во все документы, которые создаются в bpm’online. Один раз внимательно проверив всю информацию, менеджер может быть уверен в том, что ошибки на всех следующих этапах исключены.

Кроме того, система помогает менеджеру не допускать ошибки. Например, согласно нормам, молодой человек до 29 лет не может получить гарантию в размере более 85% от суммы кредита свыше 20 млн. тенге. И любой лишний знак в сумме кредита или процент, установленный на уровне более 85, не дает процессу работать дальше.

ЦЕЛЬ №3. СОКРАТИТЬ СРОКИ РАССМОТРЕНИЯ ЗАЯВКИ ДО 5 ДНЕЙ

Гарантия «ДАМУ» — инструмент с повышенным кредитным риском для Фонда. Поэтому эксперты тщательно подходят к проверке проекта и заёмщика, что замедляет скорость принятия решения.

«Задачу по скорости мы пытались решить все эти годы без автоматизации, всё больше оптимизируя процессы, убирая лишние экспертизы и документы. Но этот путь всегда имеет какую-то предельную черту, дальше которой двигаться уже невозможно. К сожалению, нельзя просто подать заявление и через пять минут получить распечатанный и готовый к подписанию договор гарантии. Но с bpm’online мы укладываемся в 5 дней!», — рассказывает Нурым Мусаев, директор департамента гарантирования.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ БЕЗ АВТОМАТИЗАЦИИ

Фонд отвечает перед Банком по кредиту предпринимателя, поэтому специалисты «ДАМУ» должны тщательно изучить проект, взвесить все плюсы и минусы и принять решение, удовлетворяющее все стороны. На такую проверку уходит в лучшем случае 15 дней.

КАК ЭТО РАБОТАЕТ В BPM’ONLINE

Bpm’online ведет пользователя по процессу рассмотрения заявки, автоматически создавая необходимые задачи со сроками и напоминаниями. Система подсказывает и контролирует выполнение важных шагов. К примеру, если на конкретном этапе требуется сформировать заключение департамента безопасности, то пока не будет закрыта данная задача, далее процесс не продвинется.

Когда заявка переходит на этап принятия решения, то система автоматически отправляет уведомление по email членам кредитного комитета. Каждый из них может проставить свою визу в удобное время и с территориально обособленного рабочего места. Теперь для визирования решения не нужны общие собрания кредитного комитета, которые предполагают личное присутствие всех участников.

При помощи простых инструментов аналитики в системе в любой момент времени можно просмотреть информацию о скорости рассмотрения заявок, а также количестве одобренных проектов в разрезе филиалов, менеджеров и т. д.

Начните работать в бесплатной 14-дневной версии bpm’online уже сегодня

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

«ДАМУ» ввел систему bpm’online в промышленную эксплуатацию 24 марта. Выбор даты символичен. В эти дни казахстанцы празднуют Наурыз — Новый год по восточному календарю, праздник весеннего обновления», — говорит Нурлан Акшанов.

Результаты обновления не заставили себя ждать. Если до внедрения bpm’online у Фонда уходило 15 дней на принятие решения, то уже в мае — 5 дней. На данный момент уже 180 проектов было оформлено через bpm’online.

Одной из ключевых слагаемых успеха стала слаженная работа команд «ДАМУ» и Террасофт.

«Успех любого проекта зависит от стратегического видения и вовлеченности обеих сторон. Так, команда «ДАМУ» изначально очертила нам свою стратегию, поставила четкие smart-цели и показатели, которых они хотят добиться. А во время реализации — была максимально вовлечена в процесс внедрения, что позволило нам вместе найти самый оптимальный способ решения задач и добиться поставленных целей в запланированные сроки», — говорит Александр Андроник, руководитель группы продаж Террасофт.

«Не секрет, что иногда весь запал бизнес-подразделения гаснет во время общения с IT-поставщиком, настроенным изначально пессимситично и отсекающим любые возможные варианты, кроме шаблонного. Нам повезло с ребятами из Террасофт, мы увидели новый образ IT-специалиста. Команда, с которой мы работали, — очень творческая, нацеленная на результат, в процессе совместной работы мы многому научились друг у друга», — комментирует Эльмира Распекова.

ПЛАНЫ РАЗВИТИЯ

С помощью bpm’online гарантии «ДАМУ» стали первым в Казахстане инструментом государственной поддержки, доступным онлайн на портале электронного правительства.

Следующий большой шаг в планах Фонда — стать единым окном для предпринимателя, в котором он может получить консультации и поддержку по всем видам государственных программ. Эту цель «ДАМУ» также планирует достичь с bpm’online.

«Сейчас мы изучаем и рассматриваем другие возможности CRM-системы. Нас очень заинтересовали возможности лидогенерации, а также функциональность единого окна подбора сервисов с учетом пожеланий предпринимателя. Нам импонирует, что Террасофт очень гибкая, постоянно эволюционирующая и клиентоориентированная компания, которая помогает найти решение практически для любой вашей задачи», — комментирует Нурлан Акшанов.

Узнайте, как bpm’online может помочь в решении ваших бизнес-задач