Система для моделирования процессов в нотации BPMN

Используйте понятную и гибкую нотацию BPMN для построения как простых, так и многоуровневых бизнес-процессов

Тест-драйв
Бесплатная 14-дневная версия
Бесплатная 14-дневная версия
Privacy Policy
Отправляя эту форму, вы подтверждаете своё согласие на хранение и обработку ваших личных данных компанией Террасофт, согласно Политике конфиденциальности.

Построение бизнес-процессов по нотации BPMN

Обзор bpm'online Studio

bpm'online Studio

Система bpm’online studio позволяет моделировать бизнес-процессы любой сложности используя нотацию BPMN. Функциональный интерфейс, удобный дизайнер процессов, технология Case Management, готовая библиотека процессов и другие возможности помогут реализовать успешную стратегию развития компании.

Внедрение процессного подхода в работу различных подразделений для эффективного управления изменениями, оперативным масштабированием и развитием с учетом изменяющихся требований современного рынка.

Что такое нотация BPMN и ее базовые элементы

Нотация BPMN (Business Process Model and Notation - модель бизнес-процессов и нотация) — это язык моделирования бизнес-процессов. Пожалуй, лучший из существующих. Эта нотация стала синтезом передового опыта моделирования и новым стандартом в построении бизнес-процессов и сетевых услуг. Нотация была выпущена в 2004 году, а последнее ее обновление — в 2014.

Неоспоримым плюсом этой нотации является ее простота и гибкость. Простота достигается за счет наглядности — условные обозначения, используемые для отображения бизнес-процессов, описаны в виде диаграмм и блок-схем. Гибкой ее делает набор элементов и правил, с помощью которых построить бизнес-процесс сможет не только IT-специалист, но и рядовой пользователь. Язык нотации понятен на уровне пользователя, а все модели процессов — выполняемые, а не просто документируются.

Рассмотрим основные элементы нотации BPMN:

  1. Элементы потока:
    1. События – начальное, промежуточное, завершающее. Например, начальное событие – звонок клиента, завершающее – распечатка документов заказа.
    2. Действия – процесс (требует дальнейшей детализации) или задача (простое действие без детализации).
    3. Шлюзы – логичиские операторы: и, включающее или, исключающие или, исключающее или по событиям.
  2. Соединяющие объекты – поток управления, условный поток управления, поток по умолчанию.
  3. Пул, данные, объекты данных, сообщения между участниками.
  4. Артефакты – объекты, которые не влияют на выполнения процесса:
    1. текстовая анотация – комментарии, пояснения для повышения читабельности бизнес-процесса;
    2. группа объектов – объединение нескольких элементов для повышения простоты восприятия;
События Действие Шлюз Поток Пул Сообщение Объект данных
События Действие Шлюз Поток Пул Сообщение Объект данных

Элементы нотации BPMN выглядят одинаково в любой программе. Отличаться они могут только цветом заливки фигур, но сами фигуры и даже толщина их контуров — универсальны. Кстати, в самой нотации они черно-белые.

Деление элементов на группы для удобства пользователя
Действия пользователя

Эта группа содержит элементы, использующиеся в схеме для обозначения действий, которые необходимо выполнить пользователю для продолжения процесса в системе. К примеру, в процессе управления продажей может быть запланирован контрольный звонок клиенту, отправка email или встреча. Эти шаги — отдельные действия в системе, которые объединяются между собой такими элементами нотации, как потоки. Для выполнения необходимых активностей, при построении процесса можно использовать такие действия, как «звонок», «выполнить задачу» или «написать письмо». Если для продолжения процесса необходимо, чтобы пользователь выбрал действие (или, например, ответил на вопрос) используется действие «задать вопрос пользователю». В интерфейсе пользователя это действие будет отображаться в виде отдельной страницы с вопросом и одним или несколькими вариантами ответа.

Выполнение действия пользователя создает в системе некую активность, которая автоматически завершается после того, как будут выполнены все действия по процессу.

Действия системы в bpm'online

Это набор элементов процесса, используемые для автоматического выполнения действий системы. Например, с помощью элемента «добавить данные» можно построить процесс автоматического добавления записей в базу данных системы или контакта (контрагента) в участники продажи. А используя элемент «отправить email» можно настроить автоматическое отправление электронных писем с фиксированным текстом на заданный адрес.

Элементы «удалить данные» и «изменить данные» в online BPMN предназначены для автоматического редактирования записей в системе. Можно настроить автоматическое удаление одной или ряда записей в конкретном объекте — если, к примеру, нужно очистить информацию об уже выполненных активностях. Либо же внести изменения, если в ходе процесса возникла потребность изменить определенные значения в полях записей.

Начальные, промежуточные и завершающие события

Начальным событием может быть сообщение, сигнал, таймер или другое простое событие

Промежуточные элементы процесса также называют обрабатывающими. То есть, используются для инициации продолжения выполнения процесса. Эти события «ожидают» наступления определенных генерирующих, после чего активируют исходящие потоки управления процессом.

Например, в ходе выполнения процесса продажи менеджер должен получить подтверждение об оплате счета через определенный промежуток времени после того, как этот счет был выставлен клиенту. Для этого при построении процесса в дизайнере используется промежуточное событие «обработка таймера», с помощью которого процесс можно приостановить на нужный период, а после определенного генерирующего события (получения подтверждения об оплате, например) — продолжить.

Завершающее событие просто завершает бизнес-процесс.

Логические операторы

Управление ходом процесса производится с помощью логических операторов. Их используют для ветвления или же слияния потоков процесса.

Ветвление потоков нужно, когда:

  • процесс содержит альтернативные пути выполнения
  • стадии процесса должны выполнятся параллельно

Слияние потоков используется, когда, например, наступает определенная общая стадия подпроцессов.

Подпроцессы

Используются для декомпозиции сложных процессов. Один подпроцесс можно использовать несколько раз, если возникают одни и те же действия на протяжении выполнения длительного процесса. Также, в сложных блок-схемах используются событийные подпроцессы.

Декомпозиция бизнес-процессов в BPMN

Все бизнес-процессы, моделируемые в нотации BPMN с помощью системы bpm’online, можно разбить на более мелкие части. Нотация позволяет построить процессы любой сложности, но, чтобы упорядочить и упростить схемы, можно настроить выполнение одних процессов в рамках других. Количество уровней, на которые можно делить родительский процесс — бесконечно.

Подпроцесс — это бизнес-процесс более низкого уровня, который имеет те же составляющие: начальное и завершающее событие, механизм реализации, показатели и так далее.

Чтобы процессами было проще оперировать, иногда их необходимо группировать. Можно использовать для этого такой тип группировки, как процедура. Самый простой пример — подготовка инструкций для сотрудников: процедура состоит из цепочки операций, которые могут выполнятся только в заданной поочередности и беспрерывно.

Линейные и разветвленные процессы

Используя нотацию BPMN, пользователь может создавать процессы любой сложности. С помощью дизайнера процессов в системе bpm’online можно моделировать многоуровневые процессы для выполнения как типовых, так и сложных задач.

Линейный

Схема линейного процесса содержит базовые элементы: начальное и завершающее событие, связанные простым потоком управления. Такой процесс можно использовать, когда необходимо создать активность с определенной поочередностью шагов.

Простой пример: менеджеру по продажам необходимо договориться с клиентом о встрече (совершив звонок), далее — провести встречу и презентовать продукт, после чего отправить клиенту электронное письмо с протоколом встречи и материалами презентации. В дизайнере процессов такая схема реализуется с использованием трех активностей, которые связываются потоками управления.

Разветвленный

Если в случае с линейным процессом все просто, то разветвленные процессы могут содержать альтернативные или параллельные пути выполнения.

Возьмем в качестве примера тот же процесс. В случае заинтересованности клиента во встрече, процесс продолжается в описанной выше последовательности. Если клиент отказывается от встречи, процесс идет по альтернативному пути: процесс либо завершается, либо завершается с результатом «перезвонить позже».

Через определенное время, которое установлено в процессе система запустит действие повторно.

Интеллектуальная платформа bpm’online studio для построения бизнес-процессов любой сложности по нотации BPMN

Примеры бизнес-процессов

  • Заявка на закупку

    Этапы и выполнение бизнес-процесса:

    • Поступление заявки на закупку
    • Уточнение стоимости, визирование у руководителя отдела, визирование у директора (по необходимости)
    • В случае положительной визы – уточнение наличия, покупка и приём товара
    • В случае отрицательной визы – отклонение заявки на закупку с дальнейшим уведомлением

    Данный процесс является показательным для любой компании, упростив его с помощью автоматизации Вы экономите рабочее время сотрудников на процесс личного согласования.

  • Организация участия в мероприятии

    Этапы и выполнение бизнес-процесса:

    • Сбор информации - что должно быть у участника (стенд, доклад, логотип и т.д.);
    • Формирование списка сотрудников, участвующих в мероприятии;
    • Консолидация данных - согласование пресс-релиза, логотипа и прочей информации для организаторов;
    • Выбор спикера, согласование темы доклада, оформление презентации;
    • Подведение итогов мероприятия.

    Автоматизировав процесс участия в мероприятии больше не нужно волноваться за то, что упущена деталь стенда или не согласован доклад выступающего.

  • Заявка на командировку

    Этапы и выполнение бизнес-процесса:

    • Уведомление о новой заявке с запросом виз руководителей
    • Согласование стоимости, сроков
    • Резерв билетов, дальнейшая оплата. Возврат средств, в случае отказа от командировки
    • Отчет о результатах поездки, после возвращения

    Для компании, деятельность сотрудников которой связана с постоянными отъездами, автоматизация ежедневных процессов обязательна, так как выводит эффективность работы на новый уровень.

  • Подбор персонала

    Процесс состоит из нескольких этапов:

    • Пригласить соискателя на собеседование, отправить уведомление и провести собеседование
    • В случае неудачного – отправить уведомление и завершить процесс
    • В случае позитивного исхода – сделать предложение о работе, получить решение кандидата
    • Негативное решение – завершить процесс, позитивное – внести нового сотрудника и запустить процесс выхода нового сотрудника на работу

    В крупных компаниях ежедневно подбираются десятки кандидатов на различные должности, автоматизация процесса позволит рекрутерам более эффективно и оперативно выполнять рутинные задачи.

  • Выход на работу нового сотрудника

    Для крупной компании приём новых сотрудников рутинная задача, состоящая из следующих этапов:

    • Подготовка к выходу нового сотрудника - оформление документов, создание рабочего места
    • Обучение сотрудника, проверка знаний после обучения (по необходимости)
    • Старт испытательного срока, постановка задач
    • Контроль результатов испытательного срока, дальнейшее оформление на работу и постановка задач

    Автоматизация процесса выхода на работу нового сотрудника упростит выполнение обязанностей HR, повысит эффективность работы и установит контроль за соблюдением испытательного срока и периода обучения.

  • Увольнение сотрудника

    Процесс увольнения состоит из:

    • Уведомление соответствующих отделов (бухгалтерия, системный администратор, служба безопасности и др.);
    • Подготовка сопутствующих документов и обходного листа;
    • Выдача документов бывшему сотруднику.

    Внедрение процесса увольнения позволит оперативно оформлять все документы, собрать необходимые подписи.

  • Перевод лида в продажу

    Процесс состоит из:

    • Чтение данных нового лида (потенциального клиента, который проявил интерес к товару или услуге)
    • Если интерес отсутствует – закрытие процесса
    • Интерес присутствует – определение стадии готовности к покупке, распределение между ответственными менеджерами

    Внедрение процесса ускорит работу сотрудников, которые производят первичную обработку лидов, которые поступают из различных источников.

  • Закрытие продажи

    Процесс состоит из обработки данных о продажи. В зависимости от положительного или отрицательного результата процесс может быть завершен или запущен по воронке заново. Внедрение процесса облегчает обработку продаж, которые находятся на финальной стадии воронки.

Больше информации о работе с бизнес-процессами

Варианты развертывания

Существует два способа развертывания и использования:

  1. Cloud – в облаке с поддержкой Террасофт необходимой инфраструктуры. Доступ к системе осуществляется через WEB-браузер. Более 90% компаний выбирают данный вариант использования. Оплата осуществляется за каждого пользователя в год. Обновления системы автоматически и бесплатно.
  2. On-site – на собственном оборудовании клиента. Для компаний с закрытой ИТ-инфраструктурой. Обновление, обслуживание системы и доработка может потребовать дополнительных затрат.
Библиотека и журнал процессов

В системе bpm’online есть возможность хранить уже существующие процессы и отслеживать их ход выполнения.

Библиотека процессов - в этом разделе системы хранятся все схемы бизнес-процессов, уже настроенных в bpm’online. Здесь же можно редактировать существующие процессы и добавлять новые. Готовые процессы способствуют быстрой интеграции.

Журнал процессов - этот инструмент позволяет осуществлять регулярный мониторинг выполнения процессов по разным показателям: к-во завершенных, средняя длительность, количество задач, какие процессы наиболее популярны.

Результаты внедрения

Внедрение бизнес-процессов, которые построены по нотации BPMN помогает компаниям ускоряться и выстраивать оптимальную схему работы своих подразделений. К ключевым целям относят:

  • Сокращение времени выполнения бизнес-процесса
  • Снижение стоимости выполнения за счет оптимизации и создания эталонного процесса
  • Аналитика и мониторинг выполнения процессов для поиска путей улучшения и оптимизации в условиях постоянных изменений рынка
  • Оперативное масштабирование бизнеса и гибкое управление

Стоит отметить, что для каждой компании цели индивидуальны.

Готовы попробовать? 

Для вас доступна бесплатная 14-дневная версия системы с неограниченным количеством пользователей!*

*По истечении тестового периода вы можете оформить подписку и продолжить работу в системе без потери внесенных данных и выполненных настроек.

Bpm’online входит в ТОП-10 лучших CRM-систем для продаж в мире

Группа компаний Террасофт, разработчик платформы bpm’online для управления бизнес-процессами продаж, маркетинга и сервиса, основана в 2002 году. Миссия Террасофт — помогать организациям быстрее реализовать свою стратегию благодаря уникальной синергии технологий BPM и CRM.

Продукты bpm’online ежегодно завоевывают престижные награды, а также высоко оцениваются профессиональными отраслевыми и аналитическими агентствами.

  • forrester icon
  • gartner magic quadrant icon
  • nucleus research icon
  • ovum icon
  • top15crm icon
  • crm watchlist icon
  • crn enterprise app award icon
  • gold stevie award icon
  • crm software and business process management grid reports by g2 crowd icon